POLITYKA PRYWATNOŚCI SERWISU UMÓWFACHOWCA.PL
obowiązująca od dnia [UZUPEŁNIJ]
1. Informacje ogólne
- Niniejsza Polityka prywatności opisuje zasady przetwarzania danych osobowych w związku z korzystaniem z serwisu internetowego UmówFachowca.pl, dalej jako „Serwis”.
- Serwis umożliwia w szczególności publikowanie zleceń przez Klientów, przeglądanie zleceń przez Wykonawców oraz nawiązywanie bezpośredniego kontaktu pomiędzy Klientami i Wykonawcami.
- Polityka prywatności stanowi uzupełnienie Regulaminu Serwisu.
2. Administrator danych osobowych
Administratorem danych osobowych jest:
[PEŁNA NAZWA FIRMY / IMIĘ I NAZWISKO]
adres: [UZUPEŁNIJ]
NIP: [UZUPEŁNIJ]
REGON: [JEŚLI DOTYCZY]
dalej jako „Administrator” lub „Operator”.
Kontakt w sprawach dotyczących danych osobowych:
e-mail: [UZUPEŁNIJ]
Jeżeli Administrator wyznaczy Inspektora Ochrony Danych, jego dane kontaktowe zostaną zamieszczone w niniejszej Polityce.
3. Jakie dane możemy przetwarzać
W zależności od sposobu korzystania z Serwisu Administrator może przetwarzać w szczególności:
Dane Konta
- adres e-mail,
- nazwa użytkownika,
- imię i nazwisko, jeżeli jest podawane,
- informacje dotyczące Konta,
- historia operacji wykonywanych na Koncie.
Dane związane ze Zleceniem
- treść i opis Zlecenia,
- kategoria Zlecenia,
- miejscowość i kod pocztowy,
- informacje dotyczące budżetu,
- planowany termin prac,
- zdjęcia i inne materiały załączone do Zlecenia,
- inne informacje dobrowolnie wpisane przez Klienta.
Dane kontaktowe Klienta
W szczególności:
- numer telefonu,
- adres e-mail.
Dane te są wykorzystywane w celu umożliwienia zainteresowanym Wykonawcom nawiązania bezpośredniego kontaktu z Klientem.
Dane Wykonawców
W zależności od dostępnych funkcji mogą obejmować:
- dane Konta,
- dane kontaktowe,
- informacje dotyczące działalności lub wykonywanych usług,
- kategorie świadczonych usług,
- lokalizację działalności,
- portfolio,
- zdjęcia,
- opinie i oceny,
- dane dotyczące aktywności w Serwisie.
Dane techniczne
Podczas korzystania z Serwisu mogą być automatycznie przetwarzane m.in.:
- adres IP,
- data i godzina korzystania z Serwisu,
- rodzaj przeglądarki,
- rodzaj urządzenia,
- system operacyjny,
- informacje zawarte w logach serwera,
- informacje dotyczące błędów i działania Serwisu,
- identyfikatory sesji,
- informacje związane z bezpieczeństwem Konta.
4. Cele i podstawy przetwarzania danych
Administrator może przetwarzać dane w następujących celach.
Świadczenie usług Serwisu
Dane są przetwarzane w celu:
- utworzenia i prowadzenia Konta,
- umożliwienia publikowania Zleceń,
- umożliwienia przeglądania Zleceń,
- umożliwienia dostępu do Kontaktów,
- umożliwienia komunikacji pomiędzy Klientem i Wykonawcą,
- prowadzenia listy zapisanych Kontaktów,
- obsługi Konta oraz innych funkcjonalności Serwisu.
Podstawą przetwarzania jest co do zasady art. 6 ust. 1 lit. b RODO, czyli przetwarzanie niezbędne do wykonania umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną lub podjęcia działań na żądanie Użytkownika przed jej zawarciem.
RODO przewiduje możliwość przetwarzania danych, gdy jest ono obiektywnie niezbędne do wykonania usługi będącej przedmiotem umowy.
Udostępnienie danych kontaktowych Wykonawcom
Jednym z podstawowych celów Serwisu jest umożliwienie Klientowi znalezienia Wykonawcy.
W związku z tym numer telefonu oraz adres e-mail podane podczas tworzenia Zlecenia mogą zostać udostępnione zalogowanym Wykonawcom zainteresowanym danym Zleceniem.
Aktualnie Serwis może ograniczać liczbę Wykonawców uzyskujących Kontakt do:
maksymalnie 5 Wykonawców dla jednego Zlecenia.
Podstawą takiego przetwarzania jest co do zasady art. 6 ust. 1 lit. b RODO, ponieważ umożliwienie kontaktu Klienta z potencjalnymi Wykonawcami stanowi zasadniczy element usługi świadczonej przez Serwis.
Szczegółowe zasady udostępniania Kontaktu określa Regulamin.
Bezpieczeństwo Serwisu i przeciwdziałanie nadużyciom
Dane mogą być przetwarzane w celu:
- ochrony Kont użytkowników,
- zapobiegania oszustwom,
- wykrywania nietypowej aktywności,
- zapobiegania automatycznemu pozyskiwaniu danych,
- przeciwdziałania spamowi,
- zapewnienia bezpieczeństwa infrastruktury,
- prowadzenia logów bezpieczeństwa,
- wyjaśniania incydentów.
Podstawą może być art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa Serwisu, jego Użytkowników i danych.
Administrator powinien przy korzystaniu z tej podstawy ograniczać przetwarzanie do tego, co rzeczywiście niezbędne i uwzględniać prawa i interesy osób, których dane dotyczą.
Moderacja i egzekwowanie Regulaminu
Dane mogą być przetwarzane w celu:
- moderowania Zleceń,
- rozpatrywania zgłoszeń,
- przeciwdziałania naruszeniom Regulaminu,
- blokowania Kont wykorzystywanych do nadużyć,
- ochrony innych Użytkowników.
Podstawą może być art. 6 ust. 1 lit. b lub lit. f RODO, zależnie od charakteru konkretnej czynności.
Obsługa zapytań i reklamacji
Jeżeli Użytkownik kontaktuje się z Administratorem, jego dane mogą być przetwarzane w celu udzielenia odpowiedzi oraz obsługi sprawy.
Podstawą może być:
- art. 6 ust. 1 lit. b RODO – jeżeli sprawa dotyczy umowy dotyczącej korzystania z Serwisu,
- art. 6 ust. 1 lit. f RODO – w pozostałych przypadkach, w ramach uzasadnionego interesu polegającego na prowadzeniu korespondencji i obsłudze zgłoszeń.
Dochodzenie i obrona przed roszczeniami
Dane mogą być przechowywane i przetwarzane również wtedy, gdy jest to potrzebne do ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.
Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
Wypełnianie obowiązków prawnych
Jeżeli na Administratorze ciąży obowiązek wynikający z przepisów prawa, dane mogą być przetwarzane na podstawie:
art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
Dotyczyć może to w przyszłości m.in. dokumentacji księgowej, podatkowej lub dokumentów związanych z odpłatnymi usługami Serwisu.
5. Dane kontaktowe Klienta i ich ochrona
- Numer telefonu oraz adres e-mail Klienta nie są co do zasady publikowane jako ogólnodostępne informacje na publicznej stronie Zlecenia.
- Dane te mogą zostać udostępnione Wykonawcy dopiero zgodnie z mechanizmem udostępniania Kontaktów funkcjonującym w Serwisie.
- Serwis może wymagać, aby Wykonawca był zalogowany.
- Serwis może limitować liczbę osób otrzymujących dane kontaktowe.
- Aktualnym limitem może być maksymalnie 5 Wykonawców na jedno Zlecenie.
- Informacja o tym, którzy Wykonawcy otrzymali Kontakt, może być zapisywana przez Serwis.
- Wykonawca może używać otrzymanego numeru telefonu oraz adresu e-mail wyłącznie w związku z konkretnym Zleceniem.
- Zabronione jest wykorzystywanie danych do niezwiązanego marketingu, sprzedaży baz danych, masowego wysyłania ofert albo przekazywania ich innym podmiotom bez odpowiedniej podstawy prawnej.
- Zasady korzystania z danych Klientów przez Wykonawców są również określone w Regulaminie.
6. Czy Administrator przekazuje dane Wykonawcom?
Tak.
Jest to jedna z podstawowych funkcji Serwisu.
Jeżeli Klient publikuje Zlecenie i podaje dane kontaktowe, wybrani zainteresowani Wykonawcy mogą uzyskać do nich dostęp zgodnie z zasadami Serwisu.
Wykonawca, który otrzymuje dane Klienta w celu samodzielnego przedstawienia oferty i ewentualnego zawarcia umowy, może następnie przetwarzać te dane na własną odpowiedzialność i powinien posiadać odpowiednią podstawę prawną do dalszego przetwarzania.
UmówFachowca.pl nie upoważnia Wykonawców do dowolnego używania danych Klienta.
7. Odbiorcy danych
Dane mogą być udostępniane podmiotom pomagającym Administratorowi prowadzić Serwis, w szczególności:
- dostawcy hostingu,
- dostawcy infrastruktury serwerowej,
- dostawcy usług poczty elektronicznej,
- dostawcy kopii zapasowych,
- podmioty zapewniające wsparcie techniczne,
- dostawcy zabezpieczeń i usług antyspamowych,
- podmioty świadczące usługi księgowe lub prawne – w zakresie, w jakim jest to konieczne,
- operatorzy płatności – jeżeli zostaną uruchomione płatności elektroniczne,
- inni dostawcy usług niezbędnych do funkcjonowania Serwisu.
Jeżeli podmiot przetwarza dane w imieniu Administratora, odbywa się to na podstawie odpowiedniej umowy lub innego instrumentu prawnego wymaganego przez RODO.
Dane mogą być także udostępniane organom publicznym, jeżeli obowiązek taki wynika z przepisów prawa.
8. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
Niektórzy dostawcy technologiczni wykorzystywani przez Administratora mogą posiadać siedzibę lub infrastrukturę poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.
Jeżeli w związku z korzystaniem z określonej usługi dochodzi do przekazania danych poza EOG, Administrator stosuje mechanizmy przewidziane przez RODO, odpowiednie dla danego przypadku, np.:
- decyzję Komisji Europejskiej stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony,
- standardowe klauzule umowne,
- inne prawnie dopuszczalne zabezpieczenia.
Ten punkt przed startem uzupełnimy po sprawdzeniu hostingu, poczty, analityki i pozostałych usług.
9. Jak długo przechowujemy dane
Dane nie są przechowywane dłużej, niż jest to potrzebne do celu, w którym zostały zebrane.
UODO wskazuje, że administrator powinien podać okres przechowywania lub kryteria jego ustalania, a samo przechowywanie powinno być ograniczone do czasu niezbędnego dla konkretnego celu.
Co do zasady:
Dane Konta
przechowywane są przez okres istnienia Konta, a po jego zakończeniu przez okres niezbędny do:
- rozliczenia spraw związanych z Kontem,
- wykonania obowiązków prawnych,
- ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.
Zlecenia
mogą być przechowywane przez okres ich aktywności, a następnie przez okres potrzebny do obsługi historii Konta, bezpieczeństwa, reklamacji i ewentualnych roszczeń.
Dane kontaktowe
przechowywane są w zakresie związanym ze Zleceniem i Kontem oraz przez okres wymagany dla realizacji powyższych celów.
Dane dotyczące uzyskanych Kontaktów
mogą być zachowane w historii Konta Wykonawcy m.in. w celu umożliwienia mu powrotu do wcześniej uzyskanego Kontaktu oraz w celach bezpieczeństwa i dowodowych.
Logi techniczne
przechowywane są przez okres uzasadniony bezpieczeństwem i diagnostyką Serwisu.
Dane księgowe
jeżeli uruchomione zostaną usługi odpłatne, dokumentacja związana z transakcjami będzie przechowywana przez okres wynikający z przepisów podatkowych i rachunkowych.
10. Dobrowolność podania danych
Podanie danych jest co do zasady dobrowolne, jednak niektóre dane są niezbędne do korzystania z określonych funkcji Serwisu.
Przykładowo:
- brak adresu e-mail może uniemożliwić utworzenie Konta,
- brak danych kontaktowych może uniemożliwić publikację Zlecenia służącego nawiązaniu kontaktu z Wykonawcami,
- brak wymaganych informacji o Zleceniu może uniemożliwić jego publikację.
11. Prawa osób, których dane dotyczą
W przypadkach określonych przez RODO Użytkownik może mieć prawo do:
- dostępu do swoich danych,
- otrzymania kopii danych,
- sprostowania danych,
- usunięcia danych,
- ograniczenia przetwarzania,
- przenoszenia danych,
- wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie,
- cofnięcia zgody, jeżeli dane są przetwarzane na podstawie zgody.
UODO wskazuje te prawa jako podstawowe uprawnienia osób, których dane są przetwarzane.
Realizacja konkretnego prawa może podlegać warunkom i wyjątkom wynikającym z RODO.
Żądanie można przesłać na:
[EMAIL RODO – UZUPEŁNIJ]
12. Prawo wniesienia skargi
Jeżeli Użytkownik uważa, że jego dane są przetwarzane niezgodnie z prawem, ma prawo wniesienia skargi do:
Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Informacje dotyczące praw osób, których dane dotyczą, dostępne są również na stronie UODO.
13. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie
Na obecnym etapie Serwis nie podejmuje wobec Użytkowników decyzji wywołujących skutki prawne lub podobnie istotnie na nich wpływających wyłącznie w sposób zautomatyzowany, o ile Administrator wyraźnie nie poinformuje inaczej.
Jeżeli w przyszłości zostaną wdrożone takie mechanizmy, niniejsza Polityka zostanie odpowiednio zaktualizowana.
14. Bezpieczeństwo danych
Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne dobrane do charakteru przetwarzanych danych oraz ryzyka.
Mogą obejmować w szczególności:
- szyfrowanie połączenia HTTPS,
- ograniczanie dostępu do panelu administracyjnego,
- stosowanie mechanizmów uwierzytelniania,
- kopie zapasowe,
- aktualizowanie oprogramowania,
- zabezpieczenia przed nieautoryzowanymi próbami logowania,
- kontrolę uprawnień,
- rejestrowanie istotnych zdarzeń bezpieczeństwa,
- ograniczenie publicznego dostępu do danych kontaktowych.
RODO wymaga wdrożenia środków technicznych i organizacyjnych odpowiadających ryzyku przetwarzania.
15. Naruszenia ochrony danych
W przypadku wystąpienia naruszenia ochrony danych Administrator ocenia jego charakter i ryzyko dla osób, których dane dotyczą.
Jeżeli przepisy tego wymagają, Administrator zgłasza naruszenie właściwemu organowi nadzorczemu oraz – w przypadkach określonych przez RODO – informuje osoby, których dane zostały objęte naruszeniem.
16. Pliki cookies i podobne technologie
Serwis może korzystać z plików cookies oraz podobnych technologii, w tym pamięci przeglądarki.
Mogą one służyć m.in. do:
- utrzymania sesji Użytkownika,
- obsługi logowania,
- zapewnienia bezpieczeństwa,
- zapamiętywania podstawowych ustawień,
- prawidłowego działania formularzy i koszyka,
- zapobiegania nadużyciom.
Cookies niezbędne mogą być wykorzystywane, jeżeli są konieczne do dostarczenia usługi wyraźnie żądanej przez Użytkownika.
W przypadku cookies lub podobnych technologii, które nie są niezbędne, ich użycie wymaga co do zasady uprzedniej informacji i zgody użytkownika urządzenia. Wynika to obecnie z art. 399 ustawy – Prawo komunikacji elektronicznej; wyjątek obejmuje m.in. rozwiązania konieczne do dostarczenia usługi żądanej przez użytkownika.
17. Cookies niezbędne
Do tej grupy mogą należeć m.in. pliki odpowiedzialne za:
- logowanie,
- sesję użytkownika,
- bezpieczeństwo formularzy,
- funkcjonowanie WordPressa,
- funkcjonowanie HivePress,
- funkcjonowanie WooCommerce, jeśli jego funkcjonalności są wykorzystywane.
Cookies konieczne do działania usługi nie wymagają takiego samego mechanizmu zgody jak narzędzia fakultatywne, jeżeli spełniają warunki ustawowego wyjątku.
18. Analityka, reklamy i narzędzia zewnętrzne
Na moment przygotowania tej Polityki należy osobno ustalić, czy Serwis wykorzystuje:
- Google Analytics,
- Google Tag Manager,
- Meta Pixel,
- Google Ads,
- Hotjar,
- Microsoft Clarity,
- zewnętrzne mapy,
- osadzone filmy,
- czaty,
- inne systemy śledzące.
Jeżeli takie technologie zostaną uruchomione, odpowiednia informacja zostanie dodana do Polityki, a w przypadkach wymaganych prawem ich uruchomienie będzie uzależnione od wyboru Użytkownika w mechanizmie zarządzania zgodami.
Tego punktu na razie nie wypełniamy na ślepo. Najpierw sprawdzimy faktyczne cookies i skrypty na stronie.
19. Marketing
Administrator nie wykorzystuje numerów telefonów i adresów e-mail podanych do realizacji Zlecenia do marketingu tylko dlatego, że zostały podane przy korzystaniu z Serwisu.
Jeżeli w przyszłości wprowadzony zostanie newsletter, marketing e-mail, SMS lub podobna forma komunikacji marketingowej, będzie ona prowadzona wyłącznie na odpowiedniej podstawie prawnej i – tam, gdzie jest to wymagane – po uzyskaniu właściwej zgody.
20. Płatności i dane transakcyjne
Aktualnie określone funkcje Serwisu mogą być udostępniane bezpłatnie.
Serwis posiada jednak rozwiązania techniczne umożliwiające w przyszłości uruchomienie odpłatnych funkcji.
Jeżeli płatności zostaną uruchomione:
- Administrator może przetwarzać dane dotyczące zakupionych usług, zamówień i płatności.
- Dane niezbędne do obsługi płatności mogą być przekazywane operatorowi płatności.
- Administrator co do zasady nie będzie potrzebował dostępu do pełnych danych instrumentu płatniczego, jeżeli są one przetwarzane bezpośrednio przez operatora płatności.
- Dane księgowe i transakcyjne mogą być przechowywane przez okres wymagany przepisami prawa.
Polityka zostanie uzupełniona o dane konkretnego operatora płatności przed uruchomieniem płatności online.
21. Zdjęcia i materiały publikowane przez Użytkowników
Użytkownik powinien publikować wyłącznie materiały, do których wykorzystania jest uprawniony.
Należy unikać umieszczania na zdjęciach lub w opisie Zlecenia zbędnych danych osobowych, takich jak:
- dokumenty,
- tablice zawierające dane,
- dane osób trzecich,
- numery telefonów,
- adresy e-mail umieszczone w treści publicznego opisu.
Jeżeli Administrator stwierdzi, że materiał zawiera dane, których publikacja może naruszać prawa innej osoby, może ograniczyć jego widoczność lub usunąć go zgodnie z Regulaminem.
22. Dane osób trzecich
Użytkownik nie powinien przekazywać za pośrednictwem Serwisu danych osobowych innej osoby, jeżeli nie posiada odpowiedniej podstawy do ich przekazania.
Jeżeli Zlecenie jest publikowane w imieniu innej osoby, Użytkownik odpowiada za zgodne z prawem przekazanie jej danych oraz – gdy jest to wymagane – za poinformowanie tej osoby o zasadach ich przetwarzania.
23. Linki do innych stron
Serwis może zawierać linki prowadzące do zewnętrznych stron internetowych.
Administrator nie odpowiada za politykę prywatności niezależnych serwisów zewnętrznych.
Po przejściu do zewnętrznego serwisu Użytkownik powinien zapoznać się z zasadami przetwarzania danych obowiązującymi u jego operatora.
24. Zmiany Polityki prywatności
Polityka może zostać zmieniona w szczególności w przypadku:
- zmiany przepisów prawa,
- zmiany sposobu działania Serwisu,
- uruchomienia nowych funkcjonalności,
- wdrożenia płatności,
- wdrożenia nowych narzędzi analitycznych,
- zmiany dostawców technologicznych.
Aktualna wersja Polityki jest publikowana w Serwisie wraz z datą jej obowiązywania.
25. Kontakt
Pytania dotyczące przetwarzania danych osobowych można kierować na:
[EMAIL RODO]
Dane Administratora:
[NAZWA / IMIĘ I NAZWISKO]
[ADRES]
[NIP]